Obligations comptables d'une société commerciale

Facturer ses ventesLa société est tenue d'établir des factures pour toutes ses ventes.Toutes les informations importantes concernant la facturation sont décrites dans la fiche « Tout savoir sur la facturation ».AttentionTout manquement aux règles de facturation est passible d'une amende pouvant aller jusqu'à 375 000 €. En cas de récidive cette amende peut être portée à 750 000 €.

Tenir une comptabilitéUne société commerciale doit tenir une comptabilité. En revanche, lorsqu'elle est soumise (de plein droit ou sur option) à un régime réel simplifié d'imposition, elle peut tenir une comptabilité simplifiée.Qu'est ce que la comptabilité simplifiée ?Une comptabilité simplifiée entraine les conséquences suivantes :Possibilité d'établir un bilan simplifié, un compte de résultat simplifié et une annexe simplifiéeEnregistrement sur les livres de trésorerie des opérations comptables à leur date de paiement ou d'encaissementRegroupement des informations des livres de trésorerie dans le livre-journal tous les 3 mois à la place de tous les moisEnregistrement non obligatoire des frais généraux accessoires réglés en espèce et représentant moins de 1 pour 1000 du chiffre d'affaires hors taxesRégularisation non obligatoire des charges de frais généraux récurrents sur une période inférieure à 1 moisEnregistrement des créances et des dettes à la clôture de l'exercice comptablePossibilité d'évaluer les stocks de manière simplifiée (évaluation forfaitaire, application d'un abattement correspondant à la marge pour chaque catégorie de biens...)Elle doit enregistrer de manière chronologique les mouvements (achats, ventes, emprunt...) qui affectent son patrimoine . Elle doit également contrôler la valeur de ses actifs et passifs au maximum tous les 12 mois par le biais d'un inventaire.La société peut tenir elle-même sa comptabilité. En revanche, lorsqu'elle décide de la confier à un professionnel, elle doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit au tableau de l'ordre :Ordre des experts-comptablesexperts_comptablesLa société commerciale peut également adhérer à un organisme de gestion agréé qui peut l'aider dans sa gestion (fiscalité, comptabilité, etc.). Dans ce cas, elle doit communiquer ses comptes annuels à l'organisme de gestion agréé auquel elle adhère chaque année.AttentionEn cas d'omission volontaire dans votre facturation (écritures inexactes ou fictives), la personne qui a commis l'omission risque une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à 5 ans et 500 000 € d'amende.

Établir et tenir des registres obligatoiresLa société doit établir les documents comptables suivants :Livre-journal : livre dans lequel tous les mouvements qui affectent le patrimoine de la société sont enregistrés. Seuls les encaissements et les paiements sont enregistrés tous les jours, opération par opération. Les dettes et les créances ne sont constatées qu'à la fin de l'exercice comptable. En revanche les frais généraux doivent être enregistrés à échéance régulière tous les ans au maximum. La centralisation des écritures comptables peut se faire tous les 3 mois.Grand-livre : livre qui rassemble tous les comptes. Il reprend les informations du livre-journal en les classant par compte et dans l'ordre de numéro prévu par le plan comptable général (PCG). Les opérations sont classées par ordre chronologique.Manuel des procédures comptables : document qui décrit les procédures et l'organisation comptable pour comprendre le système de traitement et la réalisation des contrôlesAttentionLorsque la société appartient à un groupe de sociétés, elle ne peut pas bénéficier de la tenue d'une comptabilité simplifiée. Elle doit enregistrer tous les mouvements qui affectent son patrimoine tous les jours (encaissement, paiement, dette, frais...). De plus, elle doit centraliser ses écritures comptables dans le livre-journal tous les mois.Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par un greffier. Ils doivent également être cotés et paraphés.Tout enregistrement comptable doit préciser l'origine, le contenu et l'affectation à un compte de chaque donnée, et les références de la pièce justificative qui l'appuie.Les livres peuvent être tenus de manière électronique avec un logiciel informatique ou manuellement sans blanc ni altération. Ils doivent être datés et enregistrés dès le moment ou le commerçant les établis pour garantir leur contenu.

Établir ses comptes annuelsSociété n'appartenant pas à un groupe de sociétésMicro-entrepriseLa société est une micro-entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :Bilan total inférieur ou égal à 450 000 €Montant net du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 900 000 €Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 10À la fin de chaque exercice comptable, elle doit établir ses comptes annuels. Les comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe.La société n'est pas obligée d'établir l'annexe qui compose normalement les comptes annuels.Après avoir établi ses comptes annuels, la société doit les déposer en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou directement au greffe du tribunal de commerce sur support papier. Le greffe les transmettra ensuite pour publication au Bodacc.Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche sur le dépôt des comptes annuels.Petite entrepriseLa société est une petite entreprise si elle remplit 2 des 3 critères suivants :Bilan total inférieur ou égal à 7 500 000 €Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 15 000 000 €Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 50À la fin de chaque exercice comptable elle doit établir ses comptes annuels. Les comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. Ils peuvent être présentés sous une forme simplifiée (modèle de document).La société soumise au régime simplifié de l'impôt sur les sociétés a la possibilité de présenter son annexe de manière abrégée.Après avoir établi ses comptes annuels, la société doit les déposer en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou directement au greffe du tribunal de commerce sur support papier. Le greffe les transmettra ensuite pour publication au Bodacc.Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche sur le dépôt des comptes annuels.Moyenne entrepriseLa société est une entreprise moyenne si elle remplit 2 des 3 critères suivants :Bilan total inférieur ou égal à 25 000 000 €Montant net HT du chiffre d'affaires inférieur ou égal à 50 000 000 €Nombre moyen de salariés employés au cours de l'année inférieur ou égal à 250À la fin de chaque exercice comptable, la société doit établir ses comptes annuels.Ils sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat, un rapport de gestion et d'une annexe.La société soumise au régime simplifié de l'impôt sur les sociétés a la possibilité de présenter son annexe de manière abrégée.Après avoir établi ses comptes annuels, la société doit les déposer en ligne sur le guichet des formalités des entreprises ou directement au greffe du tribunal de commerce sur support papier. Le greffe les transmettra ensuite pour publication au Bodacc.Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche sur le dépôt des comptes annuels.Société appartenant à un groupe de sociétésÀ la fin de chaque exercice, la société doit établir ses comptes annuels. Les comptes annuels sont composés d'un bilan, d'un compte de résultat, d'un rapport de gestion et d'une annexe. Lorsque la société est celle qui contrôle le groupe de sociétés, elle doit également établir des comptes consolidés.La société, une fois qu'elle a établi ses comptes annuels et ses comptes consolidés (lorsque cela est nécessaire), doit les déposer en ligne sur le site du guichet des formalités des entreprises.Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche sur le dépôt des comptes annuels.En savoir plus sur les comptes annuelsLe bilan présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise, et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.Le compte de résultat rassemble les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et fait apparaître le bénéfice ou la perte de l'exercice (après déduction des amortissements et des provisions).Le rapport de gestion expose la situation de la société durant l'exercice écoulé, son évolution prévisible, les événements importants survenus entre la date de la clôture de l'exercice et la date à laquelle il est établi, ses activités en matière de recherche et de développement.L'annexe commente et complète le bilan et le compte de résultat.

Conserver les documents comptablesLa société doit conserver ses documents comptables et pièces justificatives au moins 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.AttentionLa conservation des documents est nécessaire en cas de contrôle de l'administration fiscale ou de litige. La société qui n'a pas conservé ses documents s'expose à une amende de 10 000 €.